Winters Vilvoorde — Kerstmarkt 2026

Artikel 1: Voorwerp

Hotel Bonka organiseert in opdracht van de stad Vilvoorde de Kerstmarkt Vilvoorde 2026. Deze voorwaarden regelen het gebruik van een chalet door de standhouder op dit evenement.

Artikel 2: Praktische informatie

De kerstmarkt vindt plaats op de Grote Markt te Vilvoorde: vrijdag 11 december 2026 van 18:00 tot 22:00 uur, zaterdag 12 december 2026 van 14:00 tot 22:00 uur en zondag 13 december 2026 van 14:00 tot 21:00 uur. De standhouder verbindt zich ertoe zijn stand geopend en bemand te houden gedurende de volledige openingsuren, alle drie de dagen. Vroegtijdig sluiten of afwezigheid kan leiden tot het inhouden van de waarborg.

Artikel 3: Inschrijving

De standhouder vult het inschrijfformulier volledig en naar waarheid in. Er zijn maximaal 35 chalets; de volgorde van aanvraag bepaalt de toewijzing. Bijkomende aanvragen komen op een wachtlijst. De inschrijving is pas definitief na goedkeuring door Hotel Bonka, aanvaarding van deze voorwaarden en tijdige ontvangst van de waarborg.

Artikel 4: Waarborg

De waarborg van €120 per chalet dient uiterlijk op 2 november 2026 betaald te zijn op rekeningnummer BE07 7340 3020 1866 t.n.v. Hotel Bonka Communication, met verplichte mededeling "waarborg kerstmarkt 2026 + naam organisatie". Niet-tijdige betaling leidt tot annulering van de inschrijving ten voordele van de wachtlijst. De waarborg wordt terugbetaald na bevestiging van de leverancier van de kerstchalets dat alles in orde is (vermoedelijk januari), op voorwaarde dat de standhouder aan alle verplichtingen heeft voldaan.

Artikel 5: Toewijzing en inrichting

Hotel Bonka bepaalt de definitieve locatie van elke standplaats in overleg met de stad Vilvoorde, met het oog op een logische en uniforme indeling. De chalet (3×2m) beschikt over twee stopcontacten (2×3000W); twee stoelen en een klaptafel worden voorzien via de stad. Er is geen basisverlichting. De standhouder staat zelf in voor inrichting en decoratie. Twee of drie statafels voor de chalet zijn toegelaten; eigen tenten of kramen bijplaatsen is niet toegestaan. Hotel Bonka organiseert een wedstrijd voor de mooiste kerstchalet: de winnaar, gekozen door onderlinge stemming van de standhouders, ontvangt een cadeaucheque van de stad Vilvoorde ter waarde van €100.

Artikel 6: Opbouw, afbraak en toegankelijkheid

Opbouw vrijdag: stand ingericht uiterlijk om 17:30 uur; voertuigen van het terrein vóór 17:00 uur. Opbouw zaterdag/zondag: stand ingericht uiterlijk om 13:30 uur; voertuigen van het terrein vóór 13:00 uur. Afbraak zondag: afbraak en voertuigen toegelaten vanaf 21:30 uur; het terrein dient volledig ontruimd te zijn om 22:30 uur, waarna de stroom wordt afgesloten. Elke standhouder heeft recht op één doorgangsbewijs (nummerplaat) voor de voetgangerszone tijdens op- en afbouwuren. Stationeren tijdens de openingsuren is niet toegestaan.

Artikel 7: Huisregels en verplichtingen

De standhouder verkoopt enkel de vooraf goedgekeurde producten en activiteiten; Hotel Bonka kan de verkoop van niet-gemelde producten weigeren. De standhouder is zelf verantwoordelijk voor alle wettelijke vergunningen. Verkoop van alcohol aan -16-jarigen en sterke drank aan -18-jarigen is verboden; bij twijfel is een leeftijdscontrole verplicht. Herbruikbare bekers, borden en bestek zijn de norm; wegwerpverpakkingen voor directe consumptie zijn verboden. Elke standhouder sorteert en verwijdert zijn eigen afval en laat de standplaats elke avond netjes achter; schoonmaakkosten door nalatigheid worden van de waarborg ingehouden. Publiciteit is enkel toegestaan binnen de eigen standplaats; eigen geluidsinstallaties mogen geen hinder veroorzaken.

Artikel 8: Veiligheid

De standhouder leeft alle veiligheidsvoorschriften na en volgt aanwijzingen van de organisatie, brandweer of hulpdiensten onmiddellijk op. Elektrische installaties voldoen aan het AREI (max. 2×3000W per chalet). Gasflessen (max. 3 stuks, totaal max. 180 liter waterinhoud) staan stabiel, rechtop en beschermd; een gekeurde ABC-brandblusser is verplicht nabij elke gasinstallatie. Bak- en frituurtoestellen staan stabiel en op veilige afstand van brandbaar materiaal; een branddeken en gekeurde brandblusser (type ABC of F) zijn verplicht. Open vuren zijn ten strengste verboden. Vóór de opening vindt een veiligheidscontrole plaats; niet-conforme standen worden onmiddellijk in regel gesteld of gesloten.

Artikel 9: Verzekering en aansprakelijkheid

De standhouder sluit een adequate verzekering af voor zijn activiteit (incl. burgerlijke aansprakelijkheid). Hotel Bonka kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, schade, ongevallen of enig ander incident. Hoewel er nachtbewaking is voorzien, blijft het achterlaten van materiaal in de chalet volledig op eigen risico van de standhouder.

Artikel 10: Privacy en slotbepalingen

Persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor de organisatie van Winters Vilvoorde, niet gedeeld met derden, en verwijderd uiterlijk 15 maanden na het evenement. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd. Door het aanvaarden van deze voorwaarden en betaling van de waarborg verklaart de standhouder zich akkoord met alle hierin vermelde bepalingen.